Yrityksessä, jossa tavoitteena oli ketterä, asiakaslähtöinen, luovuutta tukeva organisaatiokulttuuri yksi parhaimmista päätöksistä oli säännöllisten johtoryhmäkokousten lopettaminen. Päätös ei tarkoittanut, että johtotiimi ei ikinä istunut alas yhdessä tai päätöksiä ei olisi syntynyt. Jos johtoryhmä kokoontui yhteen, kokosi tiimin yhteen käsiteltävä asia; ei muodollinen kokousrytmi. Päätöksiä tehtiin silloin ja siellä missä tarve päätöksille oli; ei ennalta aikataulutetuissa kokouksissa.
Päätös lopettaa perinteiset johtoryhmän kokoukset lisäsivät muun muassa ketteryyttä, tiedonjakoa ja oppimista sekä sitoutumista tehtyihin päätöksiin. Ohessa muutama esimerkki: Ketteryyttä – ei odoteltu kuukauden päästä olevaa kokousta – ihmiset kutsuttiin koolle tarvittaessa. Tiedonjakoa ja oppimista – kehityshankkeita ei ”viety” mihinkään päätettäväksi – tarpeet tunnistanut tiimi kävi keskustelua talouden kanssa suunnitellun hankkeen vaikutuksista yrityksen numeroihin. Muun muassa tällä toimenpiteellä varmistettiin, että tiimillä oli tieto ja osaaminen, jota päätökseen tarvittiin. Sitoutumista päätöksiin – yrityksen tulevaisuuden kannalta tärkeän asiakasprojektin päätöksiä ei tuotu johtoryhmään, vaan toimitusjohtaja meni tarvittaessa mukaan projektiryhmän kokouksiin. Ei mikromanageeraamaan vaan tuomaan omat näkemyksensä esiin. Projektin päätökset tehtiin noissa kokouksissa. Näkemyksiä ja tietoa jaettiin, eri osapuolia kuultiin ja päätöksiä syntyi. Samalla syntyi sitoutuminen päätöksiin – kokonaisvaltaisen ymmärryksen, asiassa kuulemisen sekä päätöksen tekemisen kautta. Päätökset tehtiin näin ollen myös lähellä asiakasta. Lopputuloksena tässä esimerkkiprojektissa oli erittäin tyytyväinen asiakas.
Useat menestyvät, ketterät yritykset ovat havainneet saman: Liiallinen muodollisuus, raskaat rakenteet ja toimintamallit kannattaa purkaa, toimintaa keventää. Tekemistä, päätöksiä ja johtamista pitää tapahtua tarpeen mukaan, ei ennalta suunnitellun kaavan mukaan. Ympäristö, jossa toimimme, jota yritämme jäsentää ja jossa organisaatiot yrittävät pärjätä on niin monimuotoinen, että paras toiminta ja päätökset syntyvät monisuuntaisen vuorovaikutuksen kautta, ei suljettujen ovien takana pienen porukan toimesta.
Yritykset tahtovat olla ketteriä, jakaa vastuuta ja olla luovia, innovatiivisia. Tutkimukset osoittavat luovuuden ja innovaatioiden syntyvän organisaatiossa, jossa on kokeilua tukeva kulttuuri. Organisaatiossa, jossa on keveät rakenteet ja kyky ennakoida ja reagoida. Organisaatioissa, joissa on toimiva, monisuuntainen vuorovaikutus. Silti pidämme kiinni perinteisistä, toimintaa kangistavista rakenteista ja toimintamalleista.
Älkää kuitenkaan lopettako mitään, edes johtoryhmän kokouksia, ymmärtämättä mitä olette lopettamassa. Jos esimerkiksi johtoryhmäkokouksessa syntyy päätöksiä - vaikkakaan ei ketterästi, lähellä asiakasta ja oppimista varmistaen – älä lopeta kokouksia seinään. Ennen lopettamista varmista, että yrityksessänne on uudet toimintamallit ja periaatteet päätöksien tekemiseen.
Jos haluat kuulla lisää ketterästä, asiakasta lähellä tapahtuvasta, luovuutta tukevasta päätöksenteon periaatteista ja käytänteistä, ota yhteyttä: Lygge / Mira Pitkäranta, 040 922 0188.