II - Itseohjautuvan tiimi toiminnan vahvistaminen - vaiheittaista etenemistä Satasairaalassa
Alussa yhteinen kieli
Kun uudistamme tekemisen kulttuuria, tulee meidän rakentaa ja uudistaa
1. yhteistä ajattelua ja yhteistä kieltä,
2. toimintatapoja ja käyttäytymistä sekä
3. varmistaa, että kaikilla on tarvittavat kyvykkyydet toimia uudella tavalla.
Satasairaalan Siivouskeskuksessa itseohjautuvaa tiimitoimintaa vahvistaessamme etenimme näiden kolmen vaiheen. Eteneminen vaiheiden välillä ei ollut suoraviivaista vaan enemmänkin edestakaisin vaiheesta toiseen tai samanaikaisesti pysähtymistä.
Oman ja yhteisen ajattelun uudistamisessa tärkeää roolia näyttelee oman ja yhteisen ajattelun sekä käyttäytymisen reflektointi vuoropuhelun kautta. Alussa lyhyiden tietopohjaisten webinaarien tuella rakensimme Satasairaalan Siivouskeskukseen yhteistä kieltä melko monimuotoiselle itseohjautuvuus-ilmiölle. Webinaarien kautta mahdollistettiin myös astuminen tuttujen toimintamallien ja lähestymistapojen ulkopuolelle.
Konkreettisten muutosten määritteleminen
Lähdimme liikkeelle kuuden tiimin voimin kokeilun periaatteita noudattaen. Näistä kuudesta tiimistä muodostimme 12 kirittäjän porukan, joka aktiivisesti osallistui yhteisiin train the trainer -periaatteella toimiviin hanketapaamisiimme. Kirittäjät vuorostaan ottivat muun tiimin mukaan arkea uudistamaan. Kirittäjien tapaamisissa
· määrittelimme, mitä itseohjautuvuus Siivouskeskuksen arjessa konkreettisesti tarkoittaa
· rakensimme uusia toimintamalleja
· vahvistimme erilaisia kyvykkyyksiä (näihin tapaamisiin, osallistui myös laajemmin tiimiläisiä)
Yhdessä määrittelimme, miltä tekemisen tulisi näyttää, mistä tiimien olisi hyvä saada vastuuta, minkälaisia osallistavia rakenteita tarvitaan ja miten vahvistetaan tiimeissä tapahtuvaa vuoropuhelua. Tämä tarkoitti käytännössä mm. seuraavia asioita:
· Tiimisopimus selkeyttämään tiimin yhteisiä käytänteitä.
· Tiimipalaverit, joista vetovastuussa ovat tiimit. Tiimit itse tunnistavat asiat, jotka haluavat viedä esihenkilölle, muuten he käsittelevät asiat itsenäisesti tiimin kesken.
· Vuosilomien ja työvuorojen suunnittelu tiimille, jolloin pystytään paremmin huomioimaan töiden tasainen jakautuminen sekä yksilölliset tarpeet.
· Vuosikello perussiivoukseen, jolla mahdollistetaan tiimin sujuvampi työ, työn jakautuminen tasaisesti, turhien välikäsien poistaminen sekä parempi kommunikaatio asiakkaan kanssa.
· Tiimi toteuttaa laadunvalvontaa, jolloin tiimillä on entistä enemmän mahdollisuuksia vaikuttaa mm. tilojen tehokkaaseen käyttöön ja oman työn sujuvuuteen vaikuttaviin esteisiin.
· Palvelukuvausten suunnittelu tiimiläisten toimesta, jolloin mahdollistetaan entistä voimakkaammin sujuva työ tiimiläisille, pystytään entistä paremmin huomioimaan asiakkaiden tarpeet ilman hidastavia tekijöitä sekä työntekijät pystyvät vaikuttamaan työaikoihin.
· Tiimit osallistuvat mahdollisuuksien mukaan rekrytointeihin.
Paljonko aikaa kului
Covid-19 hidasti työskentelyämme. Puhtaanapitäjien työympäristö, keskussairaala, oli Covid-19-pandemian takia todella kiireinen. Liikkeelle emme päässet toivomallamme tahdilla. Itse en voi kuin ihailla puhtaanapitäjien venymistä, niin arkisessa työssään kuin hankkeenkin suhteen.
Hanke kesti kaiken kaikkiaan 15 kuukautta. Toki kukaan ei ajattele, että itseohjautuva tiimitoiminta on ”valmis” vaan itseohjautuva tiimitoiminta organisoitumisen muotona vaatii jatkuvaa kehittämistä kuten muutkin organisoitumisen muodot.
Kaikki sujui kuin tanssi
Ei tietenkään. Paljon mahtui erilaisia näkemyksiä, keskustelua näkemyksistä ja naurua. Myös osallistuvat tiimit kulkivat eri tahtiin. Toiset ottivat jo huimia loikkia yli tavoitteiden, kun taas toisilla vauhti toimintamallien uudistamisessa ja käytäntöön viemisessä oli rauhallisempi. Kuitenkin kaikki tiimit pystyivät tunnistamaan uudistumista omissa toimintatavoissaan ja käyttäytymisessään. Lue niistä tarkemmin seuraavasta blogistamme.
Ota yhteyttä ja keskustellaan, jos te haluatte vahvistaa innostusta ja vastuullisuutta – Mira, 040 922 0188, mira.pitkranta@lygge.fi tai https://www.lygge.fi/otayhteytta.
TUTUSTU MYÖS
Satasairalaa - itseohjautuvan tiimitoiminnan vahvistaminen, mitä tavoittelimme -blogiin